Hoe ik mijn inbox organiseer

 
 

Een overvolle inbox kennen we allemaal wel. Elke dag stromen de mails weer binnen en vaak hebben we niet de tijd om overal direct op te reageren. Resultaat: een inbox die niet overzichtelijk is en waar je gefrustreerd doorheen spit, op zoek naar dat ene mailtje. Ik laat zien hoe ik mijn inbox organiseer met een add-on van Gmail die ik laatst heb ontdekt.

Sortd.

De add-on waar ik het over heb heet 'Sortd', en kan je hier downloaden (helaas alleen nog beschikbaar in Google Chrome). Sortd organiseert je inbox door het gebruiken van kolommen (hoi Trello & Asana fans!). In mijn inbox heb ik bijvoorbeeld de kolommen 'To Read', 'Beantwoorden', 'Onthouden' en 'Aankopen' gemaakt. Alle inkomende mails sleep je gemakkelijk naar een van deze kolommen, zodat je in een keer overzicht in je inbox creëert.

Links: Alle inkomende berichten     |     Rechts: De kolommen waar je de inkomende berichten heen kunt slepen

Links: Alle inkomende berichten     |     Rechts: De kolommen waar je de inkomende berichten heen kunt slepen

Wat je nog meer kan met sortd.

1. Focus van de dag
Als je onderaan het scherm op 'today' klikt, verschijnt er een scherm waarin jij je focus van de dag kan aangeven. Schrijf hier bijvoorbeeld de drie belangrijkste taken op, die je echt gedaan wilt hebben vandaag.

2. Maak notities in je kolommen
Naast dat je de e-mails kan ordenen in de kolommen, kan je ook notities toevoegen. Dit doe je door op het plusje onder de mails te klikken.

3. Voeg mails samen
Soms is het handig om wat mails samen te voegen, bijvoorbeeld als je met meerdere mensen over een bepaald onderwerp mailt. Houdt dan shift ingedrukt en sleep de betreffende mail op een mail waarmee je hem samen wilt voegen.

4. Geef je e-mails een andere naam
Om het overzicht te bewaren kan het handig zijn om de naam van een e-mail te veranderen. Klik simpelweg op het onderwerp van de mail en verander het. Het onderwerp wordt dan alleen gewijzigd in je inbox, niet in de mail zelf, dus de ontvanger zal dit niet zien.

5. Maak meerdere boards aan
Rechtsboven het scherm zie je 'personal board' staan. Hier kan je meerdere boards toevoegen, bijvoorbeeld voor je zakelijke e-mail. Zo blijven alle mails netjes in de inbox van de betreffende mail en kan je er makkelijk bij.

6. Maak notities bij je mails
Als je dubbelklikt op een e-mail opent hij in een pop-up scherm. Links zie je dan de betreffende mail en rechts kan je notities toevoegen, die alleen zichtbaar zijn voor jou.

 

Kende je Sortd al? En wat doe jij om je inbox overzichtelijk te houden?


Misschien vind je dit ook leuk